Administración de Contenidos con Alfresco

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AlfrescoUna de las preguntas más recurrentes que se hacen sobre software libre y open source, es cómo formar una proyecto económicamente rentable basándose en la creación de software de código abierto, siendo que el modelo tradicional basa el éxito en mantener el código en secreto. Lo mejor para responder a esta pregunta es presentar ejemplos concretos y Alfresco es uno de ellos. En este artículo describimos brevemente como Alfresco, un sistema de administración de contenidos, puede ser útil no sólo en empresas de cualquier tamaño, sino que también en organizaciones e instituciones académicas.

Administración de contenidos

En una frase, Alfresco es una plataforma que permite a una organización (ya sea empresa o de otra naturaleza) administrar sus documentos. A grosso modo, es una mezcla entre sistema de archivos, base de datos, administración de permisos y flujos de trabajo. La similitud con el sistema de archivos es que los documentos se organizan en carpetas. Los documentos pueden ser de cualquier tipo, ya sean de texto, planillas de cálculo, imágenes, etc. La base de datos permite utilizar metadatos para los documentos y generar un sistema de búsqueda. Los metadatos sirve para entregar más información sobre los documentos, como su estado, a que departamento pertenecen, en qué lugar se generó, etc. La administración de permisos permite que ciertos departamentos mantengan su documentación confidencial.

Los flujos de trabajo permiten automatizar la administración de los documentos. Por ejemplo, la editora de un medio de comunicación le encarga un artículo a un redactor, por lo cual crea en Alfresco un documento basado en una plantilla y le da el estado "por completar". Siguiendo el flujo de trabajo predefinido, Alfresco envía un email al redactor, el cual tiene como tarea completar el artículo. Una vez que está escrito, el redactor le da el estado "Esperando revisión". Dicha acción genera un mensaje al formateador, quien debe revisar el artículo, mejorarlo, y dejarlo en estado "Listo para publicar", lo cual avisa a la editora que el artículo puede ser publicado. Eso es un flujo de trabajo. Y qué mejor que esté automatizado.

Alfresco además tiene versión en castellano, y cuenta con su propio foro. Además, Toni de la Fuente, desarrollador de Alfresco, mantiene un blog con mucho material interesante sobre Alfresco en castellano. Además, también pueden revisar el artículo en la Wikipedia

El modelo de negocios

Alfresco se distribuye en dos versiones: Community Edition y Enterprise Edition. La primera es 100% código abierto y cuenta con el apoyo de la comunidad. Tiene un montón de funcionalidades más experimentales y en general va más avanzada que la versión Enterprise. De hecho, Community Edition ya corre Alfresco 4, que recién será lanzada la próxima semana para Enterprise. Ahora, Community es menos estable y cuenta con el apoyo netamente de la comunidad. Es ideal para empresas y organizaciones que quieren ahorrarse licencias, pero que pueden tener a alguien interno encargado de su administración.

Enterprise Edition es basado en la parte estable de Community, más ciertas funcionalidades de código cerrado. Además, la licencia es relativamente costosa, pero cuenta con el soporte oficial de Alfresco, por lo que cumple con las expectativas de empresas que tienen presupuesto para exigir más garantías del sistema.

En conclusión, Alfresco se beneficia de lo que aporta la comunidad para hacer un mejor Enterprise Edition que es con lo que hace rentable el negocio, pero además, le entrega una excelente plataforma, infraestructura y apoyo a la comunidad para que pueda mejorar el sistema, y así también se beneficia la version Community. Así, ambos grupos ganan.

Alfresco DevCon

A principios de este mes tuve la oportunidad de asistir a la conferencia Alfresco DevCon, en Londres, donde se reunieron desarrolladores, usuarios, clientes y curiosos. Lo primero que me llamó la atención fue el énfasis que la empresa le da al hecho de que Alfresco es open source, y que gracias a eso es exitoso. Ahora, en ningún momento utilizaron el término "software libre", por lo que el enfoque es netamente pragmático más que filosófico. Sin embargo, el ambiente que se veía era de mantener todo lo más abierto y transparente posible. La conferencia misma estaba bastante enfocada a desarrolladores, por lo que es importante mantener código abierto y publicar documentación. Como desarrollador de software, fue un gran agrado participar en dicha conferencia.

Nota: Desde junio que trabajo en una empresa que desarrolla proyectos basados en Alfresco, sin embargo, yo no formo parte de la empresa que desarrolla Alfresco por lo que mi opinión es de externo. Además, he tratado de ser lo más objetivo posible.

Foto de Tchorix

— Ingeniero civil en computación, investigador de redes peer-to-peer y metalero. Más información »